ワンランク上の美しいビジネスメール作法

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最近では営業先や得意先でもメールでやり取りをするという会社も多くなっているのではないでしょうか?

そこで、ビジネスメールをワンランク上のより美しいものにする為の方法を掲載してある記事をご紹介したいと思います。

まずはビジネスメールの基本ともいえることを紹介していきます。

メールの『件名』は具体的に「こんにちは」などといった挨拶にしていないでしょうか?

メールの『件名』は、メールが届き、メールの着信を確認した人がすぐに内容が分かるよう、具体的な件名にするようにしましょう。特に一日に何件ものメールを受け取る人は、どういった用件なのかということをメールの『件名』で確認します。メールの『件名』を明確にすることにより、より相手に用件を伝えやすく、スムーズにコンタクトを取る事が出来るようになります。

そして返信メールを送る際に、同じ議題であればメールの『件名』は変更してはいけません。その際は件名は変更せずに、「Re: 」を付加して返信しましょう。また、議題を変更する際は、「was: 」を使用して元の件名を残し、相手にも自分にもわかりやすくする事が大切です。

どんなに頻繁にメールをやり取りしている人でも、 メールの書き出しに簡単でいいので、「お世話になっております。」などの挨拶をいれるようにしましょう。

メールの内容は、相手に要点を素早く伝え、分かりやすくするために結論から書き始めます。結論を書き、その理由を書いた後に、その詳細を書くという順で、相手にわかりやすく読みやすい文章を心掛けます。

また、ダラダラと長い文章は読みづらいです。

一文一義で、一つの文に一つの内容で書くように心掛けましょう。

そして要点が二つ以上ある際には、箇条書きを使用し分かりやすくします。

これらを踏まえた上で、もうワンランク上のビジネスメールの作法をご紹介していきます。

よく使用するフレーズも微妙な言い回しの違いで印象がだいぶ変わります。

「了解しました」という言葉は多く使うと思います。目上の人などには「承知しました」が適切になります。

また初めての相手に「お世話になっております」というのはおかしいです。初めての相手はこれからお世話になりますので、「このたびは、お世話になります」と記しましょう。

お忙しいやご多忙という言葉は悪印象を与えかねます。ご多用という言葉に代える様に心掛けましょう。

「取り急ぎ」はとりあえずというニュアンスになってしまいます。「ちょっと」は口語になりますので、「あいにく」などに置換するなど謙譲語を使用して、丁寧なニュアンスにするように心掛けましょう。

また、何度もメールをやり取りするのはこちらにも相手にとっても時間の無駄になってしまいがちです。最初のメールで複数の候補日を提示するなど、最小のやり取りですむように効率の良いメールにしましょう。

催促をする時には、送信したメールが届いているかの確認をすることで、さりげなく催促をすることができます。断りを入れる際には、始めに誘ってくれたことへの感謝を伝え、最後にまた誘ってほしいという気持ちを付け加えることによって、次へと繋がることが出来ます。

何か依頼をする際には、低姿勢で相手を考慮して相談するという形にするのがベストです。

苦情メールを受けた時には、感情的にならずに客観的になる事が大切です。現状を分かりやすく説明し、その場限りの対応をせずに真摯に受け止め、丁寧に対応することが必要です。

これらのことを心掛けることにより、より効率的で、より相手とのコミュニケーションを深めることが出来ます。それにより、よりいっそう相手との信頼関係を築くことができます。

ぜひ実践していてはいかがでしょうか?

引用元記事(コリス):

「お世話になっております」、「了解しました」、「取り急ぎ、お礼まで」など、ビジネスメールでよく使用する言い回しの間違った使い方、正しい使い方など、ビジネスメールのワンランク上の作法を紹介します。

引用元URL:
美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法 | コリス

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